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萬基控股辦公自動化系統上線了

2015年11月02日 2523
萬基控股辦公自動化系統經過設備技術信息部門和合作單位近兩個多月的努力，終于上線了。
1、使用辦公自動化的好處
1）辦公自動化上線后，各種報告、報表、合同、材料計劃、文檔資料不再使用紙質打印、不再安排人員到處找有關人員簽字。全部實現個人電腦上輸入后，經網絡送達，簽字確認人員在電腦前確認即可。就算是出差在外的人員，無須回公司，只要身邊有網絡、有電腦、有手機即可辦公，極大地提高了辦公效率。
2）辦公自動化實施后，密切了各項業務辦理人員的業務關系，以前是模糊的業務流程、不清楚該項業務是誰，在辦公自動化系統里都是明確的清晰地。
3）以前業務辦理，流程走到了哪一步，結果怎樣，信息反饋較慢。辦公自動化實施后這些信息在流程發起人的電腦上隨時可以查看，及時掌握業務辦理情況。并且可以對很久以前辦理的每一項業務都能查詢，了解當時該項業務在辦理時的各種信息，各級審批人員的意見等。
2、使用辦公自動化應注意的事項
1）每個需要使用辦公自動化的人員都有一個用戶名，使用的時候使用自己的用戶名和密碼登錄辦公系統，設備技術信息負責將用戶名和密碼分批次發放到各位使用人員手中，由于用戶名和密碼關系到你在公司的各種業務活動中的權利和義務，因此，各位務必將密碼保管好，就像保管你的銀行卡密碼一樣。不要將密碼泄露給別人，第一次登錄后立即修改密碼，使用辦公自動化系統辦公結束后應及時退出系統，最好隔一段時間修改一下密碼，發現密碼泄露立即登錄系統修改密碼。
2）每天打開電腦進入辦公自動化系統后，需要你辦理的各種業務會自動推送到你面前，各位在辦理業務前先要審核一下該項業務流程是否合適、是否符合公司的各項規章制度，不要盲目的按確定按鈕，要知道，按了確定按鈕就簽署了你的意見，你就要對你的意見負責。
3）辦公自動化系統運行后，大大減少了跟中辦公耗材的使用，比如打印紙、墨盒、碳粉等，除非是對外業務、需要打印成紙質的才能辦理的業務，因此各級管理人員要逐步減少辦公耗材的審批量。
4）懇請各位領導逐步減少紙質版的審批，要求下屬人員電子化報送各種報告、材料。
3、辦公自動化推行計劃
1）逐級批次發放用戶名和密碼，第一次登陸后修改密碼、檢查自己的辦公信息有無錯誤，如有錯誤報設備技術信息部改正。
2）先對各單位OA管理員進行培訓，由管理員負責對各單位人員進行培訓。
3）計劃在2015年11月至2015年12月之間進行辦公自動化試運行，完善各種功能，傳統的辦公方法和辦公自動化辦公方法同時并存，為兩種辦公方法的過渡期。
4）2016年元月開始全面實現辦公自動化，屆時將對各單位辦公自動化推行工作進行考核。

 

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